仕事の情報>電話を受けるときのコツ(前編)

今回は電話応対の第二弾「電話の受け方前編」です。
前編では社外からかかって来て自分宛ではない電話を受けたときの対応方法についてです。

社外から電話がかかってきたら
「はい。○○(会社名)の▲▲(部署名)です」
と受けるのが基本です。
すると大体は相手がどこの誰なのかを名乗ってくれ、「□□さんををお願いします」
と言ってくれると思います。
万が一名乗ってくれなかった場合は
「失礼ですがどちら様でしょうか?」と伺っておきましょう。

ここで印象をよくするコツは、先方がお得意さんであった時に
「いつもお世話になっております」
と一言添えることです。
そして「少々お待ちください」と言って内線等で電話を回しましょう。

電話がかかってきたけど今外出中、もしくは休みでいない時の対応はどうすればよいでしょう?
外出や会議中で席を外している場合は
・今外出中(会議中)であることを伝え、折り返し電話をかけるようにする
・緊急であるかを確認し、そうであればすぐつなぐようにする
休みもしくは直帰の場合は
・休み(直帰)の旨を伝え、翌日折り返し電話をかけるようにする
これで問題ないと思います。

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